Flotte de véhicules : suivre les papiers et l'entretien sans rien oublier
Un papier expiré coûte cher
Un véhicule dont l'assurance ou la visite technique a expiré ne devrait pas rouler : contrôle sur la route, amende, véhicule immobilisé, et en cas d'accident une situation délicate avec l'assureur. Avec quelques camions, un tableur suffit ; avec une vingtaine de véhicules et autant de chauffeurs, les échéances se comptent par centaines dans l'année.
Les papiers à suivre
La liste dépend de l'activité — vérifiez les papiers exigés pour la vôtre et leur durée de validité dans les textes en vigueur. On retrouve en général :
Pour chaque papier, il faut sa date de fin et, idéalement, son scan : le jour d'un contrôle ou d'un sinistre, on le retrouve en quelques secondes.
L'entretien au kilométrage et à la date
Une vidange tous les 10 000 km, des freins tous les 6 mois : un plan d'entretien se suit au kilomètre et à la date, la première échéance atteinte décidant. Il suffit de relever régulièrement le compteur pour savoir quels véhicules approchent de leur entretien.
Le coût par véhicule
En enregistrant chaque intervention — garage, pièces, montant, jours d'immobilisation — on connaît le coût d'entretien de chaque véhicule sur l'année, et l'on voit ceux qui coûtent plus qu'ils ne rapportent.
Le voyage, unité de compte
Prix convenu, péages, repas, gasoil des pleins faits en route : en enregistrant chaque voyage avec ses frais, on voit ce qu'il rapporte vraiment, et la consommation mesurée d'un plein complet au suivant signale un camion qui consomme plus que d'habitude.
Avec Smart Hissab
L'application Flotte et transport tient le parc, les voyages et leur marge — les voyages terminés d'un client se facturent en une facture de la Gestion commerciale —, le carburant, les papiers des véhicules et des chauffeurs avec leur scan, les plans d'entretien et les interventions. Chaque matin, les utilisateurs reçoivent un e-mail des papiers qui expirent dans 30 jours, dans 7 jours ou le jour même, et des entretiens à prévoir ; les chauffeurs sont les salariés de la société, ceux de la paie.